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Conservazione digitale: i commercialisti devono adeguarsi

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La normativa sulla fatturazione sta mandando tutti in tilt: ma sono pochi i commercialisti che si sono adeguati alla conservazione digitale. Le cose dovranno prima o poi cambiare, in particolare all’indomani dell’introduzione dell’obbligo 2019 della fatturazione elettronica B2B.

La funzione primaria della cosiddetta “conservazione digitale a norma” è quella di garantire nel tempo la valenza giuridica dei documenti informatici, sia quelli nati direttamente in chiave elettronica che quelli nati cartacei e poi convertiti.

Tuttavia, sono davvero pochissimi i professionisti che si sono adeguati ad una tale decisione, questo perché pur essendo i commercialisti fra le categorie professionali più informatizzate non hanno mai deciso di affacciarsi verso la conservazione digitale a norma in quanto tale opzione rappresenta “l’ultimo miglio” di un diverso modo di organizzare e gestire lo studio professionale in un’ottica di trasformazione digitale.

Conservazione digitale: perché i commercialisti non si sono adeguati

Prima che una questione tecnologica, il percorso della digital transformation ha bisogno di un radicale cambiamento della cultura organizzativa dello studio professionale. In una situazione del genere, sarebbe dunque l’ideale per i commercialisti andare a fare i dovuti approfondimenti sulla conservazione digitale.

La stragrande maggioranza degli studi professionali non garantisce in modo oggettivo una gestione evoluta del digital change.

L’obbligo di emissione e conservazione digitale delle fatture elettroniche verso la PA non ha più di tanto spinto i commercialisti ad adeguarsi, appoggiandosi questi ultimi su servizi di outsourcer per la gestione, la trasmissione e la conservazione delle fatture senza dover ribaltare più di tanto i loro metodi organizzativi e procedurali negli studi professionali.

Lo scenario deve per causa di forza maggiore mutare con l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica nel B2B voluto dall’ultima Legge di stabilità a partire parzialmente dal luglio 2018 e generalizzato dal gennaio 2019.

Il ruolo del commercialista nella conservazione digitale

La normativa in questione ha degli aspetti molto complessi ed è regolamentata dal il d.p.c.m. 3 dicembre 2013 che ha adottato come termine di riferimento il modello OAIS (Open Archival Information System) – ISO 14721:2002.

Il modello OAIS, oltre a voler rimarcare, come si dimostra già a partire dalla sua stessa denominazione, un sistema “aperto”, vale a dire accessibile a community di utenti opportunamente profilate (anche nella limitazione del diritto di accesso stesso), diventa pure un punto di riferimento pure per una conservazione sicura di lungo termine, che tenga conto pure dell’interoperabilità nell’acquisizione e nello scambio delle informazioni e dei documenti.

Di conseguenza a causa di questa impostazione, all’art. 4 (Oggetti della conservazione) del d.p.c.m. 3 dicembre 2013 sono previsti molti requisiti che devono essere per forza rispettati nell’implementazione e nel funzionamento del sistema di conservazione.

La conservazione può essere gestita attraverso soluzioni in-house o in outsourcing, totale o parziale. In un secondo momento la complessità del sistema di conservazione contenuta nella normativa, il commercialista dovrà quasi per forza usate fornitori esterni per la gestione di fasi del processo di conservazione o dell’intero processo. Dunque un possibile ruolo del commercialista potrebbe essere più plausibili quello di supporto dei clienti nella selezione del fornitore dei servizi di conservazione digitale.

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